Code of Conduct ter voorkoming van oneigenlijke belangenverstrengeling
1. Aanleiding
In de Statuten van NAE, artikel 4, lid 2, wordt de onafhankelijkheid van de vereniging nadrukkelijk vermeld:
In het kader van de bovenstaande doelen verricht de Vereniging de volgende taken, nationaal en internationaal:
a.het fungeren als onafhankelijk forum voor debat tussen wetenschappers, bedrijfsleven,maatschappelijke partijen en overheid op het werkterrein van de Vereniging(Forumfunctie);
b.het op onafhankelijke wijze gevraagd en ongevraagd adviseren van binnen hetecosysteem in de eerste plaats het bedrijfsleven en de wetenschap over onderwerpen ophet werkterrein van de Vereniging (Adviesfunctie);
c.het fungeren als spil binnen het ecosysteem (Spilfunctie).
Tevens is bij de verlening van de instellingssubsidie 2023 op 20 april 2023 en de verlening van de instellingssubsidie 2024, op 14 november 2023, door OCW de onderstaande verplichting opgelegd aan NAE:
NAE draagt zorg voor een stelsel dat de onafhankelijkheid van haar adviezen borgt en alle schijn van belangenverstrengeling voorkomt door middel van een NAE Code of Conduct, uitwerking daarvan (in een handreiking of ander vergelijkbaar document) en een NAE-modelovereenkomst advies (uiterlijk één jaar na de subsidieverstrekking).
2. Terminologie
1. Programmacommissie Advies: de commissie die belast is met de uitwerking van het adviesbeleid van NAE.
2. Advieswerkgroepen: werkgroepen die door de Programmacommissie Advies zijningesteld om een NAE-advies te schrijven.
3. NAE-advies: een relatief beknopt en pragmatisch (5 pagina’s) rapport waarinconcrete acties worden voorgesteld.
4. Programmacommissie Spil: de commissie die belast is met de uitwerking van hetspilbeleid van NAE.
5. Spilwerkgroepen: werkgroepen die door de Programmacommissie Spil zijningesteld om spilactiviteiten te realiseren.
6. Spilactiviteiten: ontwikkeling van concrete programma’s en projecten waarin belanghebbenden uit het kennis-en innovatie-ecosysteem worden samengebracht rond specifieke engineeringthema’s die nodig zijn om doorbraken te realiseren.
7. Fellows Selectie Commissie (FSC): de commissie die belast is met de selectie van nieuwe Fellows.
8. Young Engineers Selectie Commissie (YESC): de commissie die belast is met de selectie van de Young Engineers.
9. KNAW-Code ter voorkoming van oneigenlijke beïnvloeding door belangenverstrengeling: Code ter voorkoming van oneigenlijke beïnvloeding door belangenverstrengeling hierna te noemen KNAW-Code.
10. KNAW-Gedragscode belangenverstrengeling fondsen, prijzen en lidmaatschappen: Gedragscode belangenverstrengeling fondsen, prijzen en lidmaatschappen., hierna te noemen KNAW-Gedragscode.
11. NAE-modelovereenkomst advies&spil: een document waarin de randvoorwaarden staan waarbinnen een advies of een spilactiviteit tot stand gebracht moet worden, hierna te noemen: modelovereenkomst.
12. NAE-belangenverklaring: een online formulier voor het inventariseren van mogelijke (schijn van) belangenverstrengeling, hierna te noemen: belangenverklaring.
3. Advisering, spilactiviteiten en beoordeling van nominaties
NAE onderschrijft de KNAW-Code en de KNAW-Gedragscode ter voorkoming van de (schijn van) belangenverstrengeling.
Het gaat om de volgende situaties:
a. het uitbrengen van schriftelijke adviezen of het ontwikkelen van spilactiviteiten;
b. de beoordeling van nominaties voor het lidmaatschap van NAE (Fellows en Young Engineers);
c. de beoordeling van nominaties voor prijzen.
A. Uitbrengen van adviezen of het ontwikkelen van spilactiviteiten
NAE hanteert voor haar adviezen twee documenten als uitwerking van de KNAW-Code:
- De Modelovereenkomst bevat de randvoorwaarden waarbinnen een advies of spilactiviteit tot stand gebracht moet worden, zoals aanleiding, doel en doelgroep van het advies of spilactiviteit, de tijdslijn, de voorzitter en leden van de werkgroep, wijze van publicatie en communicatie. De Programmacommissie Advies respectievelijk de Programmacommissie Spil stelt de Modelovereenkomst op ter goedkeuring door het NAE-bestuur.
- De Belangenverklaring is een online formulier waarin het bestuur of werkgroepleden voor een advies of spilactiviteit vragen invullen over eventuele belangenverstrengeling door nevenactiviteiten, financiële en persoonlijke omstandigheden.
Beoordeling Belangenverklaring
Het NAE-Bestuurslid dat verantwoordelijk is voor de Programmacommissie Advies respectievelijk de Programmacommissie Spil, beoordeelt de Belangenverklaringen en rapporteert naar betrokkenen (Bestuur, Programmacommissie Advies/ de Programmacommissie Spil en werkgroepleden) binnen 14 dagen over een van de volgende besluiten:
1. geen belemmeringen voor deelname aan de werkgroep;
2. deelname aan de werkgroep onder de volgende voorwaarde: dat betrokkene zich uit de beraadslaging terugtrekt bij behandeling en besluitvorming van het dossier;
3. deelname aan werkgroep onder een andere voorwaarde, namelijk…;
4. geen deelname aan de werkgroep mogelijk, maar inbreng van gewenste expertise in commissie mogelijk door middel van een hoorprocedure bij de behandeling en besluitvorming van het dossier;
5. geen deelname aan de werkgroep mogelijk in verband met inschatting van te hoog risico op (perceptie van) oneigenlijke beïnvloeding.
B. Beoordeling van nominaties voor het lidmaatschap van NAE (Fellows en Young Engineers)
NAE hanteert ter voorkoming van belangenverstrengeling bij de beoordeling van nominaties voor het lidmaatschap van NAE (Fellows en Young Engineers) de volgende werkwijze:
1. In de schriftelijke bevestiging van de benoeming tot lid in de Fellows Selectie Commissie (FSC) en de Young Engineers Selectie Commissie (YESC) brengt NAE de Gedragscode onder de aandacht van de commissieleden;
2. In de fase waarin een pre-ranking plaatsvindt van de nominaties wordt commissieleden gevraagd schriftelijk eventuele belangen aan de voorzitter en het NAE-bureau te melden. De voorzitter besluit in samenspraak met het NAE-bureau welke werkwijze gevolgd dient te worden zoals vermeld in de Gedragscode en informeert het betreffende commissielid schriftelijk.
3. Bij aanvang van de selectievergaderingen inventariseert de voorzitter nogmaals of en welke belangen er spelen en besluit welke werkwijze gevolgd dient te worden zoals vermeld in de Gedragscode. Dit wordt genotuleerd.
4. In de schriftelijke eindrapportage van de selectieprocedures naar het NAE-Bestuur wordt de Gedragscode en de wijze waarop de commissie daarmee is omgegaan toegelicht.
De voorzitter van de betreffende selectiecommissies draagt eindverantwoordelijkheid voor de naleving van de Gedragscode. Hij/Zij wordt bijgestaan door het NAE-bureau.
C. Beoordeling van nominaties voor prijzen
NAE hanteert ter voorkoming van belangenverstrengeling bij de beoordeling van nominaties voor een NAE-prijs of nominaties van prijzen van derden namens NAE dezelfde werkwijze als genoemd bij punt B. Voor het nomineren en het toekennen van prijzen wordt er een Prijzencommissie (Awards Commissie) in het leven geroepen.
4. Archivering
Het NAE-Bureau houdt een dossier bij van de Belangenverklaringen en bijbehorende besluiten.
Vastgesteld door het NAE-bestuur op 8 februari 2024.
Bijlagen:
